Eröffnungsinventur

Die Installation von Stockly legt den gesamten Bestand des Shops in ein einziges Lager. Solange die Ware in einem Gebäude liegt, ist das die Wahrheit. Sobald ein Teil davon in einem Ladengeschäft steht und der Rest in einem Lager, stimmt es nicht mehr, und dafür ist eine Eröffnungsinventur da.

Was sie tut

Eine Eröffnungsinventur zählt ein Gebäude und bucht die gezählte Ware aus dem Lager aus, in dem sie derzeit gebucht ist. Sie bewegt nicht „den Rest”, sie leitet keine Salden ab, und sie verlangt nicht, alles zu zählen. Diese Unterscheidung ist der ganze Sinn des Verfahrens:

Gezählt — wandert in das Lager, in dem die Sitzung durchgeführt wird.
Ungezählt — bleibt genau dort, wo es war, mit unangetasteter Genauigkeit auf Lagerplatzebene.

Deshalb lässt sich abschnittsweise zählen: heute zwei Regale, morgen drei, bei laufendem Verkauf. Eine unfertige Sitzung macht nichts kaputt, weil sie nichts angefasst hat, was nicht gezählt wurde.

Beispiel: ein Lager und ein Laden

Nehmen wir den typischen Fall. Der Betrieb hat ein Lagergebäude und eine Verkaufsfläche. Die Lagerplatzcodes im Produktfeld beschreiben das Lager — Regale, Gänge, Ebenen. Die Verkaufsfläche hat nie jemand codiert, weil die Ware dort einfach zur Ansicht steht.

Nach der Installation sieht es so aus: Es gibt ein Lager (bei der Einrichtung nach dem Gebäude benannt, dessen Codes es beschreibt — das Lager), das den gesamten Bestand des Shops hält, verteilt auf die von der Zuordnung erzeugten Lagerplätze. Die Verkaufsfläche existiert im Modul nicht, obwohl dort körperlich Ware steht.

Der Weg heraus, der Reihe nach:

Ein zweites Lager anlegen für die Verkaufsfläche.
Eine Eröffnungsinventur im Laden starten, mit dem Lager als Quelle.
Den Laden zählen — Regal für Regal, über so viele Tage, wie es braucht.
Die Sitzung buchen. Die gezählten Einheiten verlassen das Lager in Richtung Laden; alles Ungezählte bleibt im Lager in seinen Fächern.
Erst jetzt beschreibt der Buchbestand des Lagers das Lager allein — und es lohnt sich, ihn mit einer gewöhnlichen Inventur zu prüfen.

Sie durchführen

Stockly → Lager → Ziellager → Vorgänge → Neue Eröffnungsinventur (neben Neue Inventur).

Im Dialog Eröffnungsinventur einrichten benennen Sie unter Ausbuchen aus das Quelllager — jenes, in dem die Ware heute gebucht ist. Das Feld ist Pflicht; ohne es startet die Sitzung nicht.

Eine Eröffnungsinventur verbirgt bewusst die Einstellungen einer gewöhnlichen Inventur (Lagerplatzumfang, Toleranzen, geführter Modus). Sie wurden nicht der Einfachheit halber verborgen: Sie haben in diesem Modus keine Bedeutung, sie zu zeigen wäre also ein Versprechen, das das Modul nicht hält.

Der Zählbildschirm trägt eine Erinnerung an die Regel: Was gezählt wird, wird beim Buchen aus der Quelle ausgebucht, und was nicht gezählt wird, bleibt, wo es ist.

Zählen

Das Zählen sieht genau wie bei einer gewöhnlichen Inventur aus: Produktcode scannen, Menge eingeben, wahlweise den Lagerplatz im gezählten Gebäude scannen. Der Unterschied liegt darin, was die Zahl bedeutet:

In einer gewöhnlichen Inventur heißt die Zahl „so viel ist wirklich hier”, und das Modul bucht die Differenz gegen die eigene Zahl.
In einer Eröffnungsinventur heißt die Zahl „so viel ist wirklich hier”, und das Modul bewegt diese ganze Menge aus der Quelle heraus.

Hat der Laden noch keine gezeichneten Lagerplätze, ist das kein Problem — die Ware landet im nicht zugeordneten Bestand des Ziellagers. Das ist ein normaler Zustand: verkäuflich, nur noch nicht durch ein Fach beschrieben.

Buchen und das Ergebnis

Die Sitzung wird mit Korrekturen buchen beendet. Danach gilt:

das Quelllager hält um die gezählte Menge weniger,
das Ziellager hält genau das, was gezählt wurde,
der Produktbestand im Shop ändert sich nicht: Die Ware hat das Gebäude gewechselt, nicht ihre Existenz,
Lager → Bewegungsverlauf zeigt jede Bewegung: woher, wie viel, wohin, unter welcher Sitzung.

Wenn die Zählung mehr ergibt, als die Quelle in den Büchern hat

Das kommt vor und ist ein normales Messergebnis, kein Fehler. Das Modul bewegt so viel, wie die Quelle hergeben kann, und bucht den Überschuss als positive Zählkorrektur in dem gezählten Lager. Die Summe wächst, weil das der Befund der Zählung ist, und eine Zählung ist ein Beleg.

Reservierungen bleiben zurück

Das Bewegen von Ware zwischen Lagern bewegt nicht die Zuordnung der Reservierung. Eine offene Bestellung kann daher eine Zeit lang auf ein Gebäude zeigen, das die Ware körperlich verlassen hat, bis der Abgleich sie neu zuordnet.

Das sieht nach einem Fehler aus und ist eine bewusste Entscheidung: Die körperliche Wahrheit schlägt den Buchungssatz, und die gezählte Menge auf den „freien Bestand” zu begrenzen ließe reservierte Einheiten in einem Gebäude gebucht, in dem sie nachweislich nicht sind, und würde sie hier ein zweites Mal als Überschuss zählen.

Eine Sitzung zurücknehmen

Eine gebuchte Sitzung lässt sich zurücknehmen: Lager → Lager → Vorgänge → das Zeilenmenü → Inventur zurücksetzen. Die Rücknahme dreht die Bewegungen dieser Sitzung um.

Häufige Missverständnisse

„Ich zähle das Lager, es ist das größere.” Genau umgekehrt: Gezählt wird das Gebäude, das herausgelöst wird. Das Lager behält seine Lagerplatzgenauigkeit gerade deshalb, weil es nicht angefasst wird.

„Ich muss alles zählen, bevor ich buche.” Nein. Gebucht wird, was gezählt wurde; der Rest wird in der nächsten Sitzung gezählt.

„Ich ordne erst den Laden zu, dann zähle ich ihn.” Die Zuordnung verteilt Ware auf die Fächer eines Gebäudes, desjenigen mit den Codes. Für das zweite Gebäude ist das richtige Werkzeug eine Eröffnungsinventur.