Eine Retoure anlegen

Ein Mitarbeiter legt eine Anmeldung aus der Bestellung an, zu der sie gehört: Bestellungen → Bestellung wählen → der Reiter Retouren → Retoure anlegen.

Der Reiter trägt einen Zähler, eine Bestellung mit bereits bestehenden Anmeldungen sagt das also, bevor sie geöffnet wird.

Der Dialog

Retoure anlegen listet die Positionen der Bestellung mit einem Bild, der Artikelnummer und der Zahl auf, die von jeder noch zurückgesandt werden darf. Für jede Position werden eine Menge und ein Grund gewählt.

Die angebotenen Gründe sind die, die der Händler im Register führt — siehe Register. Sie sind gruppiert, damit Versandprobleme und Produktmängel nicht in einer langen Liste stehen.

Der Dialog zeigt außerdem, was die Anmeldung zurück wert ist, aus der Bestellung berechnet, nicht aus der heutigen Preisliste. Eine Preisänderung nach der Bestellung bewegt die Zahl nicht, und eine abgelaufene Aktion ebenso wenig: Dem Kunden wird geschuldet, was er gezahlt hat.

Geld, das von der Bestellung abgezogen wurde, geht ebenfalls von dieser Zahl ab: eine Aktion, ein Gutschein oder ein von Hand gutgeschriebener Betrag. Hat der Rabatt aufgezeichnet, von welchen Zeilen er herunterging, wird diese Aufzeichnung genommen; sonst wird er im Verhältnis zu den Zeilenwerten verteilt.

Was die Regeln zulassen

Jede Position bekommt vor dem Speichern ein Urteil der Retourenregeln:

• erlaubt — innerhalb der Frist, nichts schließt sie aus;
• erlaubt nach Bestätigung — der Kunde muss zuerst eine Bedingung bestätigen, etwa dass ein Hygienesiegel unversehrt ist. Haken Sie Der Kunde hat das bestätigt an;
• abgelehnt — die Frist ist verstrichen, oder ein Ausschluss greift.

Das Urteil kommt vom Server, nicht vom Bildschirm, das Shop-Frontend und die Administration können einem Kunden also nie zwei verschiedene Antworten geben.

Reklamationen über einen fehlerhaften Artikel unterliegen weder der Retourenfrist noch den Ausschlüssen. Ein gebrochenes Siegel verhindert eine Reklamation daher nicht, denn das Öffnen des Artikels ist häufig der Weg, auf dem der Mangel gefunden wird.

Zugestellt am

Die Frist wird normalerweise ab dem Versand plus einer angenommenen Transportdauer gezählt, denn dem Shop wird nicht gesagt, wann das Paket tatsächlich gelandet ist. Nennt der Kunde, wann es ankam, wird dieses Datum unter Zugestellt am eingetragen: Es hat Vorrang vor der Schätzung und wird bei der Anmeldung aufbewahrt.

Eine Ablehnung übergehen

Eine abgelehnte Position lässt sich trotzdem anmelden, von jemandem mit der Berechtigung Eine Retoure annehmen, zu der der Shop nicht verpflichtet ist. Der Schalter erscheint an der abgelehnten Position, die Anmeldung wird über einen eigenen Weg erstellt, und dass die Berechtigung verwendet wurde, wird an der Anmeldung selbst festgehalten und ist danach in der Karte Regeln zum Zeitpunkt der Anmeldung sichtbar.

Ohne diese Berechtigung bleibt die Ablehnung bestehen, und es wird kein Schalter gezeigt.

Was festgehalten wird

Die Anmeldung öffnet als Angekündigt, mit der Ware noch beim Kunden. Die Karte Vorgang hält die Retourennummer, die Art (Widerruf, Reklamation oder Stornierung), wer sie erfasst hat und den angemeldeten Betrag.

Die Karte Regeln zum Zeitpunkt der Anmeldung bewahrt die Regeln so, wie sie an diesem Tag standen. Später bearbeitete Regeln schreiben bereits erstellte Anmeldungen nicht um: Ein Streit betrifft die Regeln, die zum Zeitpunkt der Anmeldung galten.

An einem Tresen eröffnet

Eine Anmeldung kann auch an einer Kasse beginnen: die Kassierkraft scannt den zurückgebrachten Beleg, wählt die Positionen und gibt das Geld an Ort und Stelle zurück.

Was hier ankommt, ist eine gewöhnliche Anmeldung: dasselbe Dokument, dieselben Zustände, dieselben Retourenregeln und dieselben Gründe wie bei einer aus der Bestellung heraus eröffneten, und sie steht daher in den Listen dieses Abschnitts wie jede andere. Zwei Dinge unterscheiden sich, weil Ware und Kunde beide anwesend waren:

• das Geld ist bereits zurück, die Anmeldung trägt ihre Erstattung also von Anfang an;
• die Ware wurde über den Tresen entgegengenommen und ist daher schon im Bestand des Lagers hinter dieser Kasse, als Bewegung Kassenerstattung; es wartet nichts auf einen Wareneingang.

Für einen Verkauf, zu dem eine Rechnung erstellt wurde, kann der Tresen keine Gutschrift ausstellen; dieses Dokument entsteht in der Shopware-Administration. → Rückgaben am Tresen