PDF-Import: wie er arbeitet

Lieferantenrechnungen kommen als PDF an, und das Lager braucht die Zahlen daraus. Der Import macht aus einem Dokument Daten: Er erkennt die Positionstabelle, gleicht die Zeilen mit Produkten im Shop ab und erlaubt es, aus dem Ergebnis eine Bestellung oder einen Wareneingang zu erzeugen.

Stockly → Betrieb → PDF-Import.

Die Begriffe

Struct — eine Beschreibung, wie die Tabelle im Dokument eines bestimmten Lieferanten zu erkennen ist. Ein Struct je Rechnungsformat genügt meist. → Strukturen

Spalten — die Liste der Tabellenspalten, damit bekannt ist, wo Produktnummer, Menge und Preis stehen. → Spalten

Zuordnungen — Regeln zum Erkennen von Werten: reguläre Ausdrücke, Prioritäten und Erfassungsgruppen für die Fälle, in denen die Daten nicht sauber sind. → Zuordnungen

Import-Job — ein verarbeitetes Dokument samt seinem Ergebnis. → Import-Jobs

Die Reihenfolge der Einrichtung

1. Den Lieferanten anlegen → Lieferanten.
2. Ein Struct für ihn festlegen.
3. Die Tabellenspalten beschreiben.
4. Die Zuordnungen setzen, die die Werte erkennen.
5. Das erste Dokument hochladen und das Ergebnis prüfen.

Sind diese vier Dinge eingerichtet, verarbeiten sich die späteren Rechnungen dieses Lieferanten ohne Handarbeit. → Lieferantenrechnungen aus PDF lesen, wo dieselben vier Bildschirme der Reihe nach beschrieben sind.

Zwei Wege zu analysieren

Klassisch — das Dokument geht an Adobe PDF Services, kommt als Tabellen zurück, und das Modul liest diese über die für diesen Lieferanten festgelegten Structs und Spalten. Das Format muss einmal beschrieben werden, danach wiederholt es sich ohne Handarbeit.

KI-Analyse — braucht die KI-Erweiterung. Mit KI analysieren sendet die Datei an ein Sprachmodell, das die Zeilen selbst erkennt. Sie kommt mit Dokumenten zurecht, an denen der klassische Leser strauchelt, unterstützt beliebig viele Seiten und fügt an einem Seitenumbruch abgeschnittene Zeilen zusammen.

Achtung

Beide Wege senden das Dokument nach außen, und beide werden vom jeweils genutzten Dienst berechnet: der klassische von Adobe, die KI-Analyse vom Modellanbieter. Das Modul hat keinen Leseweg, der innerhalb der eigenen Infrastruktur des Shops bleibt; prüfen Sie, ob die Rechnungen sie überhaupt verlassen dürfen, bevor Sie das erste Dokument hochladen.

→ KI-Import

Ein Dokument hochladen

PDF-Datei hochladen in der Importliste. Das Dokument geht in die Verarbeitung, und der Fortschritt wird an Ort und Stelle gezeigt. Das Ergebnis lässt sich mit einem früheren Hochladen desselben Dokuments vergleichen. → Uploads vergleichen