Rückzahlungen

Geld wird getrennt von der Ware verfolgt. Die Karte Vorgang an einer Retoure zeigt beides: Status für den Ablauf, Rückzahlung für das Geld.

Die vier Rückzahlungsstatus

Status	Bedeutung
Erstattung offen	jemand schuldet jemandem Geld
Teilweise erstattet	ein Teil davon ging zurück
Erstattet	erledigt
Keine Erstattung	es gibt nichts zu erledigen

Eine Anmeldung, die eine Reparatur oder einen Ersatz verlangt, öffnet als Keine Erstattung, denn es sollte nie Geld fließen. Eine Anmeldung, die Geld verlangt, oder eine, in der der Kunde nichts benannt hat, öffnet als Erstattung offen: Ein Kunde, der nicht gewählt hat, ist derjenige, der zu bezahlen ist, wenn die Anmeldung Bestand hat.

Der Wortlaut ist der des Händlers: Diese vier lassen sich in den Statuseinstellungen von Shopware bearbeiten, ein Shop, der sie umbenennt, sieht seine eigenen Worte überall, auch auf diesem Bildschirm.

Eine Zahlung festhalten

Ändern Sie Rückzahlung auf Teilweise erstattet oder Erstattet, und der Dialog Rückzahlung erfassen öffnet sich.

Der Betrag wird automatisch ausgefüllt: was die tatsächlich eingetroffene Ware wert ist, begrenzt durch das, was noch offen ist. Er ist bearbeitbar. Der Mitarbeiter entscheidet: Ein Shop zieht für Beschädigungen ab oder zahlt aus Kulanz mehr, und eine Zahl, die sich nicht übergehen ließe, würde schlicht irgendwo festgehalten, wo der Shop sie nicht sieht.

Eine Notiz lässt sich hinzufügen: eine Überweisungsreferenz oder der Grund, warum der Betrag abweicht.

Das Bestätigen schreibt die Zahlung und bewegt den Status in einem Akt. Ist der Statuswechsel nicht erlaubt, wird auch keine Zahlung festgehalten: Eine Zahlung ohne den Statuswechsel ist eine Notiz, die niemand liest, und ein Statuswechsel ohne die Zahlung ist die Lücke, die dieser Nachweis schließen soll.

Der Wechsel zu Keine Erstattung oder zurück zu Erstattung offen braucht keinen Dialog: Keiner von beiden zahlt etwas aus, es gibt also nichts festzuhalten.

Was die Karte zeigt

Erstattet auf der Karte Vorgang ist die Summe des tatsächlich Festgehaltenen, keine gespeicherte Zahl und keine Zusage. Daneben öffnet Rückzahlungsverlauf anzeigen das vollständige Bild.

Zwei Warnungen erscheinen, wenn die Zahlen auseinandergehen, und beide sind Warnungen, nie Sperren:

• der Status sagt erstattet, aber es wurde nie etwas festgehalten;
• alles Angemeldete ist eingetroffen, doch es wurde weniger als der angemeldete Betrag gezahlt.

Eine Sperre schöbe die Zahlung ganz aus dem Nachweis heraus, und genau das soll hier verhindert werden.

Historie

Der Rückzahlungsverlauf zeigt zwei Dinge zusammen:

• Zahlungen — Datum, Betrag, wer sie festgehalten hat, die Notiz und die Summe am Ende;
• Statusänderungen — jeder Wechsel sowohl der Ablauf- als auch der Geldachse, mit wer ihn vorgenommen hat und wann.

Einträge werden nie bearbeitet. Eine Korrektur ist ein neuer Eintrag mit einem negativen Betrag, der den benennt, den er zurücknimmt, sodass der Nachweis weiterhin erklärt, wie die Summe dorthin kam, wo sie ist.

Vom Zahlungsanbieter gebuchte Zahlungen

Wird eine Erstattung gegen die Zahlung der Bestellung gebucht, folgt die Anmeldung selbsttätig, und der Eintrag ist als von der Zahlung kommend gekennzeichnet statt von einem Mitarbeiter.

Das geschieht nur, wenn die Antwort eindeutig ist — genau eine Anmeldung an dieser Bestellung wartet noch auf Geld. Eine Bestellung mit zwei offenen Anmeldungen wird in Ruhe gelassen: Die Zahlung sagt, wie viel zurückging, nicht, für welche Anmeldung sie war, und den falschen Kunden als bezahlt zu kennzeichnen ist schlimmer, als niemanden zu kennzeichnen.