Lieferantenrechnungen aus PDF lesen

Der Import wandelt eine als PDF-Datei gelieferte Lieferantenrechnung in Daten um, mit denen das Lager arbeiten kann: Er erkennt die Positionstabelle, gleicht die Zeilen mit Produkten im Shop ab und erlaubt es, aus dem Ergebnis eine Bestellung oder einen Wareneingang zu erzeugen.

Die Einrichtung erfolgt in fester Reihenfolge, denn jeder Bildschirm beschreibt das auf dem vorhergehenden angelegte Objekt und bleibt leer, solange dieses Objekt fehlt.

Bevor Sie anfangen

Erforderlich ist eine echte Rechnung des Lieferanten, der eingerichtet wird. Die gesamte Einrichtung beschreibt ein Dokumentformat und lässt sich nicht aus dem Gedächtnis erstellen.

Die Produkte müssen sich zuordnen lassen. Zeilen werden über Lieferantennummer, EAN oder Produktnummer zugeordnet, mindestens eine dieser Angaben muss es auf Ihrer Seite geben. → Lieferanten

1. Den Lieferanten anlegen

Die gesamte übrige Einrichtung hängt am Lieferanten: Eine Struktur gehört zu einem Lieferanten, und alles darunter ebenso. → Lieferanten

2. Die Tabelle beschreiben — die Struktur

Stockly → Betrieb → PDF-Import → der Lieferant → Strukturen. Eine Struktur beschreibt die Positionstabelle auf dem Dokument dieses Lieferanten, und eine Struktur je Rechnungsformat genügt in der Regel.

Der leere Zustand nennt das direkt: Solange der Lieferant keine Struktur hat, hat der nächste Bildschirm nichts zu beschreiben. → Strukturen

3. Die Spalten benennen

Sobald eine Struktur vorliegt, ist Spalten nicht mehr leer. Jede Spalte legt fest, welchen Teil der Zeile sie enthält, etwa die Menge, den Preis oder die Artikelnummer, damit der Leser die Tabelle auswerten kann. → Spalten

4. Die Werte zuordnen

Zuordnungen übersetzen den Inhalt des Dokuments in die Begriffe des Shops. Eine Struktur verlangt mindestens eine Zuordnung Identifier oder Supplier identifier zusammen mit einer Zuordnung Stock: Ohne Identifikator lässt sich das Produkt nicht bestimmen, und ohne Menge gibt es nichts zu importieren.

Drei der Zuordnungsarten arbeiten auf der ganzen Zeile statt auf einer einzelnen Spalte. Sie kennzeichnen den Beginn einer Seite, eine wiederholte Kopfzeile und den Beginn einer Position, wodurch mehrseitige Dokumente lesbar werden. → Zuordnungen

5. Festlegen, wer die Datei in Seiten zerlegt

Stockly → Einstellungen → Import → Reiter Adobe API → Split-Modus. Vor dem Beginn der Analyse wird das Dokument in einzelne Seiten zerlegt, und jede Seite wird gesondert analysiert. Intern von FPDI führt diese Zerlegung im Shop selbst aus und schont die Credits des Adobe-Kontos, Extern von Adobe überlässt sie dem Dienst. Die interne Zerlegung kann bei einem ungewöhnlichen Layout oder einer ungewöhnlichen Komprimierung fehlschlagen; die Datei wird dann an den Adobe-Dienst weitergereicht, damit die Analyse fortgesetzt wird.

So prüfen Sie, dass es funktioniert

Laden Sie diese Rechnung hoch. Der Leser findet die Tabelle, die Zeilen tragen die richtigen Mengen und Preise, und zugeordnete Positionen zeigen, welchem Produkt sie zugewiesen wurden. Von dort wird aus dem Dokument eine Bestellung oder ein Wareneingang. → Import-Jobs

Wenn das Ergebnis leer ist

Eine Auslesung, die keine Tabelle gefunden hat, ist kein Zuordnungsfehler. Lesen Sie zuerst das Protokoll des Jobs selbst: Es nennt, ob das Dokument richtig zerlegt wurde, und die häufigste Ursache ist eine Struktur, die für ein anderes Layout geschrieben wurde. → Import-Protokolle

Wohin als Nächstes

• Strukturen — jeder Parameter einer Tabellenbeschreibung.
• Zuordnungen — die Zuordnungsarten und wann welche das richtige Werkzeug ist.
• Import-Jobs — wohin ein hochgeladenes Dokument geht und was herauskommt.