Lebenszyklus einer Bestellung

Eine Bestellung beim Lieferanten hat vier voneinander unabhängige Statusachsen. Sie auseinanderzuhalten ist Absicht: Der Beleg kann bestätigt, die Ware halb geliefert, die Rechnung vollständig bezahlt sein und die halbe Lieferung noch im Puffer stehen.

Bestellstatus

Entwurf → Gesendet → Bestätigt → In Bearbeitung → Abgeschlossen, dazu Storniert.

• Entwurf — ein Entwurf; Positionen lassen sich ändern.
• Gesendet — an den Lieferanten gesendet.
• Bestätigt — der Lieferant hat sie bestätigt.
• In Bearbeitung — etwas ist eingetroffen oder eingelagert worden.
• Abgeschlossen — empfangen und eingelagert.

Achtung

Auf einer Bestellung in Entwurf, Gesendet oder Storniert lässt sich keine Ware annehmen; sie muss erst bestätigt werden. Das schützt davor, auf einen Beleg anzunehmen, den der Lieferant nicht gesehen hat.

In Bearbeitung und Abgeschlossen werden aus Wareneingängen und Einlagerungen gesetzt.

Lieferstatus

Offen → Teilweise empfangen → Empfangen, dazu Teilweise zurückgesendet und Zurückgesendet für Rücksendungen sowie Storniert. Er folgt aus den empfangenen Mengen der Positionen.

Hinweis

Offen ist der Lieferstatus des Belegs. Das ähnlich klingende Nicht empfangen ist der Status einer einzelnen Position, sodass beide zu verschiedenen Zustandsautomaten auf verschiedenen Ebenen gehören.

Zahlungsstatus

Unbezahlt, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Teilweise erstattet, Erstattet und Storniert. Von Hand gepflegt oder aus den an die Bestellung angehängten Rechnungen abgeleitet.

Einlagerungsstatus

Nicht begonnen → In Bearbeitung → Fertig. Abgeleitet, nicht gesetzt: Das Modul vergleicht das Empfangene mit dem, was im Wareneingangspuffer übrig ist.

Das beantwortet eine Frage, die der Lieferstatus nicht abdeckt: Die Ware ist da, aber wurde sie eingeräumt?

An den Lieferanten senden

Aus einem Entwurf wird die Bestellung mit der Sendeschaltfläche versandt: Das Modul erzeugt ein PDF, hängt es an die Bestellung und schickt es an die Adresse des Lieferanten. Eine zusätzliche Nachricht lässt sich hinzufügen.

Sobald der Lieferant antwortet, wird die Bestellung als bestätigt gekennzeichnet; von diesem Moment an lässt sich Ware annehmen.

Eine aus einem Rechnungsimport erzeugte Bestellung wird sofort als bestätigt angelegt: Der Beleg des Lieferanten ist der Nachweis, dass die Bestellung besteht.

Stornieren

Ein Storno hält eine Bestellung an, macht aber keine bereits geschehenen Wareneingänge rückgängig. Ware, die eingetroffen und eingelagert wurde, bleibt dort; den Bestand zu korrigieren ist Sache einer Rücksendung oder einer Inventur.