Bilans otwarcia

Instalacja Stockly zapisuje cały stan sklepu w jednym magazynie. Dopóki towar leży w jednym budynku, jest to prawda. Kiedy część towaru stoi na sklepie stacjonarnym, a reszta w magazynie, prawdą przestaje być i wtedy potrzebny jest bilans otwarcia.

Na czym polega

Bilans otwarcia liczy jeden budynek i wycina policzony towar z magazynu, w którym jest on dziś zaksięgowany. Nie przenosi „reszty”, nie wyprowadza sald, nie wymaga policzenia wszystkiego. To rozróżnienie jest całą istotą mechanizmu:

• Policzone — przenosi się do magazynu, w którym prowadzona jest sesja.
• Niepoliczone — zostaje tam, gdzie było, z nietkniętą dokładnością lokalizacji.

Dlatego liczyć można sekcjami: dziś dwa regały, jutro trzy, przy działającej sprzedaży. Sesja niedokończona nie psuje niczego, bo nie ruszyła niczego, czego nie policzono.

Przykład: magazyn i sklep

Załóżmy typową sytuację. Sklep ma budynek magazynowy i salon sprzedaży. Kody miejsc w polu produktu opisują magazyn — regały, alejki, poziomy. Salonu nikt nigdy nie skodował, bo towar po prostu stoi na ekspozycji.

Po instalacji wygląda to tak: jest jeden magazyn (nazwany podczas konfiguracji tak, jak budynek opisany kodami — czyli magazyn), a w nim cały stan sklepu, rozłożony po miejscach z mapowania. Salon nie istnieje w module, choć fizycznie stoi w nim towar.

Kolejność wyjścia z tej sytuacji:

1. Utwórz drugi magazyn dla salonu.
2. Uruchom w salonie bilans otwarcia, wskazując magazyn jako źródło.
3. Policz salon — regał po regale, przez tyle dni, ile trzeba.
4. Zaksięguj sesję. Policzone sztuki wyjeżdżają z magazynu do salonu, a wszystko, czego nie policzono, zostaje w magazynie na swoich półkach.
5. Dopiero teraz stan księgowy magazynu opisuje wyłącznie magazyn, co weryfikuje się następnie zwykłym remanentem.

Notatka

Liczony jest ten budynek, który zostaje wycięty, czyli salon. Magazyn ma już dokładność na poziomie pojedynczych miejsc i liczenie go tylko po to, żeby rozdzielić stan, byłoby pracą zmarnowaną.

Jak to uruchomić

Stockly → Warehouses → magazyn docelowy → Operations → przycisk New opening count (stoi obok New stocktake).

W oknie Set up the opening count magazyn źródłowy wskazuje się w polu Carve out of, czyli ten, w którym towar jest dziś zaksięgowany. Pole jest wymagane; bez niego sesja nie ruszy.

Sesja bilansu otwarcia świadomie nie pokazuje ustawień zwykłego remanentu (zakresu miejsc, tolerancji, trybu prowadzonego). Nie zostały ukryte dla uproszczenia: w tym trybie nie mają zastosowania, więc pokazywanie ich byłoby obietnicą, której moduł nie dotrzyma.

Na ekranie liczenia stoi przypomnienie zasady: to, co policzone, zostaje wycięte ze źródła przy księgowaniu, a to, co niepoliczone, zostaje tam, gdzie jest.

Liczenie

Liczenie wygląda dokładnie jak zwykły remanent: skanuje się kod produktu, wpisuje ilość, ewentualnie skanuje miejsce w budynku liczonym. Różnica jest w tym, co znaczy wpisana liczba:

• W zwykłym remanencie liczba znaczy „tyle tu naprawdę jest” i moduł księguje różnicę wobec swojego stanu.
• W bilansie otwarcia liczba znaczy „tyle tu naprawdę jest” i moduł przenosi całą tę ilość ze źródła.

Jeżeli salon nie ma jeszcze narysowanych miejsc, towar trafi do puli bez lokalizacji w magazynie docelowym. To normalny stan: dostępny do sprzedaży, po prostu jeszcze nieopisany półką.

Księgowanie i wynik

Sesję kończy przycisk Post adjustments. Po zaksięgowaniu:

• magazyn źródłowy ma mniej o policzoną ilość,
• magazyn docelowy ma tyle, ile policzyłeś,
• stan produktu w sklepie się nie zmienia — towar zmienił budynek, nie istnienie,
• w Warehouses → Movement History widać każdy ruch: skąd, ile, dokąd, w ramach której sesji.

Kiedy liczenie da więcej, niż źródło ma w księgach

To się zdarza i jest normalnym wynikiem pomiaru, a nie błędem. Moduł przenosi tyle, ile źródło jest w stanie oddać, a nadwyżkę księguje jako dodatnią korektę liczenia w magazynie liczonym. Suma stanów rośnie, ponieważ taki jest wynik liczenia, a liczenie jest dowodem.

Rezerwacje zostają w źródle

Przeniesienie towaru między magazynami nie przenosi przypisania rezerwacji. Przez pewien czas otwarte zamówienie może więc wskazywać budynek, w którym towaru fizycznie już nie ma, do momentu, w którym uzgodnienie przypisze je od nowa.

Wygląda to na usterkę, a jest świadomym wyborem: prawda fizyczna wygrywa z zapisem księgowym, a przycinanie liczonej ilości do „stanu wolnego” zostawiłoby zarezerwowane sztuki zapisane w budynku, w którym fizycznie ich nie ma, i policzyłoby je drugi raz jako nadwyżkę.

Wycofanie sesji

Zaksięgowaną sesję można wycofać: Warehouses → magazyn → Operations → menu przy sesji → Revert stocktake. Wycofanie odwraca ruchy tej sesji.

Uwaga

Wycofany towar wraca do puli bez lokalizacji magazynu źródłowego, a nie na konkretne półki, z których został zabrany. Tak jest z założenia: moduł nie ustala, na którą półkę wrócić.

Najczęstsze pomyłki

„Policzę magazyn, bo to on jest większy.” Jest odwrotnie: liczony jest budynek, który zostaje wycięty. Magazyn zachowuje dokładność miejsc dokładnie dlatego, że nie jest ruszany.

„Muszę policzyć wszystko, zanim zaksięguję.” Nie. Księguje się to, co policzone; resztę liczy się w kolejnej sesji.

„Zmapuję najpierw salon, a potem policzę.” Mapowanie rozkłada towar po półkach jednego budynku, tego z kodami. Dla drugiego budynku właściwym narzędziem jest bilans otwarcia.