Pierwszy remanent
Kiedy każdy budynek ma już swój magazyn, a stan księgowy opisuje to, co w nim faktycznie stoi, przychodzi czas na weryfikację. To jest zwykły remanent, ten sam, który wykonuje się potem cyklicznie, więc ta strona jest jednocześnie wprowadzeniem do liczenia na co dzień.
Kiedy liczyć
Dział zatytułowany „Kiedy liczyć”Nie od razu po wdrożeniu i nie wszystko naraz. Sensowna kolejność to: najpierw domknąć mapowanie i bilans otwarcia, potem policzyć jeden regał, żeby zobaczyć, jak mechanizm działa, a dopiero potem rozkręcić liczenie cykliczne.
Uruchomienie
Dział zatytułowany „Uruchomienie”Stockly → Warehouses → magazyn → Operations → New stocktake.
W oknie Set up the stock check ustawiasz trzy rzeczy.
Po co jest ta sesja
Dział zatytułowany „Po co jest ta sesja”Pole What is this session for? rozstrzyga, co sesja ustala:
- Count quantities only — liczone są ilości,
- Verify locations only — sprawdzane jest, czy towar leży tam, gdzie powinien,
- Count and verify locations — jedno i drugie.
Różnica jest praktyczna: przy liczeniu ilości moduł ukrywa swoją liczbę, żeby nie sugerować wyniku. Przy sprawdzaniu lokalizacji pokazuje ją, bo bez tego nie da się zauważyć braku.
Scope wybiera obszar: Whole warehouse, Floor, Rack albo Specific bins. Do pierwszej sesji weź Rack — jeden regał liczy się w kwadrans i pokazuje cały przebieg.
Counting level decyduje o szczegółowości: By bin + product (total) liczy sumę na miejscu, By bin + product + batch rozbija liczenie na partie i daty przydatności.
Sesja prowadzona
Dział zatytułowany „Sesja prowadzona”Przełącznik Guided session oddaje wybór miejsc modułowi: przycisk Propose bins proponuje to, co najbardziej zasługuje na policzenie — miejsca nigdy niesprawdzane, wymagane harmonogramem, objęte otwartym znaleziskiem lub takie, dla których zasugerowano relokację. Każda propozycja niesie uzasadnienie, więc widać, dlaczego akurat ta.
Liczenie
Dział zatytułowany „Liczenie”Na ekranie liczenia wpisuje się ilości albo skanuje kody. Kilka rzeczy warto rozumieć od pierwszej sesji.
Liczenie w ciemno
Dział zatytułowany „Liczenie w ciemno”Count blind ukrywa oczekiwaną ilość i usuwa przyciski, które ją przepisują. Widoczna oczekiwana liczba działa jak kotwica: operator, który ją widzi, liczy inaczej. Jeżeli remanent ma być dowodem, a nie formalnością, opcja ta zostaje włączona.
Zamknięcie miejsca to deklaracja
Dział zatytułowany „Zamknięcie miejsca to deklaracja”Po przejściu miejsca zamyka się je jednym z dwóch przycisków:
- Fully checked — „to miejsce zostało przejrzane w całości”. Wszystko, czego nie policzono, nie istnieje i przy księgowaniu zejdzie do zera.
- Spot check — „sprawdzono wyrywkowo”. Niepoliczone pozycje zostają nietknięte.
To rozróżnienie, a nie ustawienie sesji, decyduje o znaczeniu pustego pola. Zanim moduł zamknie miejsce jako sprawdzone w całości, podaje, ile pozycji zejdzie do zera.
Zamknięte miejsce jest zablokowane do edycji. Żeby coś w nim zmienić, cofnij zamknięcie przyciskiem Undo w nagłówku miejsca; wycofanie deklaracji późniejszym wpisem, bez śladu, byłoby gorsze niż jawna blokada.
Rzeczy, których nie było na liście
Dział zatytułowany „Rzeczy, których nie było na liście”Przycisk Add unexpected item dopisuje pozycję, której moduł się w tym miejscu nie spodziewał. Sesja ma być zapisem tego, co zastano, a nie tylko potwierdzeniem listy.
Tolerancje i druga para oczu
Dział zatytułowany „Tolerancje i druga para oczu”Dwa pola w ustawieniach sesji decydują, co dzieje się z dużą różnicą:
- Tolerance (%) i Tolerance (units) — różnica powyżej ustawionego progu nie księguje się od razu, tylko czeka na zatwierdzenie. Puste pola oznaczają „księguj wszystko od ręki”.
- Require a second count — różnica ponad tolerancję księguje się dopiero wtedy, gdy drugie liczenie potwierdzi pierwsze.
Wstrzymane różnice zatwierdza się na ekranie przeglądu (Approve 8 selected) albo kieruje do ponownego liczenia (Start a recount). Jeżeli ponowne liczenie zleca ta sama osoba, która liczyła, moduł o tym przypomni, ponieważ druga opinia jest warta więcej od kogoś innego.
Przyczyna różnicy
Dział zatytułowany „Przyczyna różnicy”Przy każdej różnicy można wskazać Root cause: Receiving error, Picking error, Return not posted, Damage albo Unknown. To jedno pole zamienia remanent z formalności w diagnozę: po kilku sesjach widać, czy towar ginie przy przyjęciu, czy przy kompletacji.
Zakończenie sesji
Dział zatytułowany „Zakończenie sesji”Sesja z różnicami kończy się przyciskiem Post adjustments; sesja bez różnic — Complete the check.
Zaksięgowaną sesję można wycofać z listy operacji (Revert stocktake); odwraca ona korekty tej sesji, zostawiając późniejsze, niezwiązane zmiany.
Co dalej
Dział zatytułowany „Co dalej”Po pierwszej sesji ustaw kadencję liczenia i korzystaj z sesji prowadzonych, w których moduł podpowiada, co policzyć w danym tygodniu. Lista kontrolna domykająca wdrożenie: Lista kontrolna.