Zakładanie zwrotu

Operator zakłada zgłoszenie z poziomu zamówienia, którego ono dotyczy: Orders → wybierz zamówienie → zakładka Returns → Raise a return.

Zakładka ma licznik, więc zamówienie z istniejącymi już zgłoszeniami mówi o tym, zanim je otworzysz.

Okno zakładania

Raise a return wypisuje pozycje zamówienia ze zdjęciem, numerem artykułu i informacją, ile z każdej można jeszcze odesłać. Dla każdej pozycji wybiera się ilość i przyczynę.

Oferowane przyczyny pochodzą z rejestru prowadzonego przez sklep, opisanego w Rejestry. Są pogrupowane, żeby problemy z przesyłką i wady produktu nie leżały w jednej długiej liście.

Okno pokazuje też, ile zgłoszenie jest warte — liczone z zamówienia, nie z dzisiejszego cennika. Zmiana ceny po złożeniu zamówienia nie rusza tej kwoty i nie rusza jej też wygasła promocja: klientowi należy się to, co zapłacił.

Pieniądze zdjęte z zamówienia schodzą również z tej kwoty: promocja, bon albo kwota dopisana ręcznie. Gdy rabat zapisał, z których pozycji zszedł, brany jest ten zapis; w przeciwnym razie rozkłada się go na pozycje proporcjonalnie do tego, ile kosztowały.

Co dopuszczają reguły

Każda pozycja dostaje werdykt z reguł zwrotu, zanim cokolwiek zostanie zapisane:

• dozwolone — w oknie, nic jej nie wyklucza;
• dozwolone po potwierdzeniu — klient musi najpierw potwierdzić warunek, na przykład że plomba higieniczna jest nienaruszona. Zaznacz The customer confirmed this;
• odmowa — okno minęło albo obowiązuje wyłączenie.

Werdykt wydaje serwer, a nie ekran, dzięki czemu sklep i panel nie mogą dać klientowi dwóch różnych odpowiedzi.

Reklamacja wadliwego towaru nie podlega ani oknu zwrotu, ani wyłączeniom. Zerwana plomba nie blokuje więc reklamacji, ponieważ otwarcie towaru jest częstym sposobem wykrycia wady.

Delivered on

Okno liczy się zwykle od nadania plus zakładany czas transportu, ponieważ sklep nie dowiaduje się, kiedy paczka faktycznie dotarła. Jeśli klient poda datę doręczenia, wpisuje się ją w Delivered on: ma ona pierwszeństwo przed szacunkiem i zostaje zapisana przy zgłoszeniu.

Przełamanie odmowy

Odrzuconą pozycję może mimo wszystko zgłosić osoba z uprawnieniem Accept a return the shop does not owe. Przełącznik pojawia się przy takiej pozycji, zgłoszenie idzie osobną drogą, a fakt użycia uprawnienia zostaje zapisany na samym zgłoszeniu i widać go potem w karcie Rules at the time of the claim.

Bez tego uprawnienia odmowa jest ostateczna i żaden przełącznik się nie pokazuje.

Co zostaje zapisane

Zgłoszenie powstaje jako Announced, towar jest wciąż u klienta. Karta Claim trzyma numer zwrotu, typ (Withdrawal, Complaint albo Cancellation), kto go założył i kwotę roszczenia.

Karta Rules at the time of the claim zachowuje reguły w brzmieniu z tamtego dnia. Reguły zmienione później nie przepisują zgłoszeń już założonych: spór dotyczy reguł obowiązujących w chwili zgłoszenia.

Zgłoszenie z lady

Zgłoszenie może też zacząć się przy kasie: kasjer skanuje paragon przyniesiony przez klienta, wybiera pozycje i oddaje pieniądze na miejscu.

To, co stąd przychodzi, jest zwykłym zgłoszeniem: tym samym dokumentem, o tych samych stanach, tych samych regułach zwrotu i tych samych powodach co zgłoszenie z zamówienia, więc widnieje na listach tej sekcji jak każde inne. Różnią się dwie rzeczy, bo i towar, i klient byli obecni:

• pieniądze już wróciły, więc zgłoszenie od początku niesie swój zwrot pieniędzy;
• towar został odebrany przez ladę, więc jest już na stanie magazynu stojącego za tą kasą, jako ruch Till refund, i nic nie czeka na przyjęcie.

Lada nie wystawi korekty do sprzedaży, do której wystawiono fakturę; ten dokument powstaje w panelu Shopware. → Zwroty przy ladzie